1. Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal är ett avtal som en eller flera upphandlande myndigheter tecknar med en eller flera leverantörer, i syfte att fastställa villkoren för kommande köp under en viss period, vanligtvis fyra år. Själva ramavtalet upphandlas i konkurrens precis som en vanlig upphandling, men de enskilda köpen därefter, avropen, sker sedan utan ny annonsering.
Ramavtal används ofta för återkommande behov: kontorsmaterial, IT-konsulter, bemanning, livsmedel eller fordonsleasing är typiska exempel.
2. Så fungerar avrop
Ett avrop är det enskilda köpet som görs mot ramavtalet. Om avtalet tecknats med en enda leverantör görs avropen direkt till den leverantören enligt de villkor som redan är fastställda. Om avtalet tecknats med flera leverantörer avgör ramavtalets egna villkor hur avropen ska fördelas mellan dem.
3. Rangordning och förnyad konkurrensutsättning
När flera leverantörer delar ett ramavtal används oftast en av två modeller:
- Rangordning: leverantörerna rangordnas redan i upphandlingen, till exempel 1:a, 2:a och 3:a hand. Myndigheten vänder sig i första hand till leverantör nummer ett, och går vidare i turordningen om den inte kan leverera.
- Förnyad konkurrensutsättning: vid varje avrop skickas en förfrågan till samtliga leverantörer på ramavtalet, som får lämna ett nytt, mindre anbud utifrån det specifika behovet. Det ger fler chanser att vinna affärer, men kräver att du bevakar och svarar på varje enskild förfrågan.
4. Hur blir du avropsleverantör?
Du kan bara bli avropsleverantör genom att lämna anbud när själva ramavtalet upphandlas, det går inte att ansluta sig i efterhand under avtalstiden (med undantag för vissa dynamiska inköpssystem, se nedan). Det gör det extra viktigt att bevaka när stora, återkommande ramavtal inom din bransch annonseras, eftersom nästa möjlighet annars kan ligga flera år bort.
5. Ramavtal vs dynamiskt inköpssystem
Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) liknar ett ramavtal, men är öppet under hela sin löptid, nya leverantörer kan alltså ansöka om att gå med när som helst, inte bara vid det ursprungliga upphandlingstillfället. DIS är särskilt vanligt inom bemanning och konsulttjänster, just eftersom det ger nya leverantörer en chans att komma in löpande.
Stora ramavtal annonseras på TED precis som andra upphandlingar över tröskelvärdet. Bläddra bland aktuella upphandlingar, eller hör av dig om du har frågor om en pågående affär.
Sök upphandlingar nuLäs mer i vår ordlista för offentlig upphandling eller om direktupphandling och CPV-koder.