1. Varför ett för lågt pris straffar sig senare
Det är lätt att tänka på prissättningen som en enda tävling: vem kan lägga sig lägst och ändå vara med i utvärderingen. Problemet är att kontraktet inte tar slut när du vinner upphandlingen, det börjar där. Ramavtal och tjänsteuppdrag sträcker sig ofta över flera år, och ett pris som kändes rimligt att pressa fram för att säkra affären ska sedan bära hela leveransen, år efter år, oavsett vad som händer med löner, material eller din egen arbetsbelastning.
Ett underprissatt kontrakt tvingar fram svåra val under avtalstiden: skära i tid per leverans, säga nej till rimliga önskemål från kunden, eller helt enkelt jobba med förlustmarginal i hopp om att det jämnar ut sig på nästa affär. Ingen av de vägarna brukar sluta bra, och en missnöjd upphandlande myndighet är ett sämre referensunderlag inför nästa anbud än ett förlorat anbud du aldrig lämnade in.
2. Räkna på vad uppdraget faktiskt kostar
Grunden för ett sunt pris är att räkna uppåt från vad leveransen faktiskt kostar, inte nedåt från vad du tror konkurrenterna tar. Det låter självklart, men i stressen inför en deadline är det vanligt att man utgår från ett ungefärligt timpris och sedan justerar det nedåt för att "vara konkurrenskraftig" utan att först ha räknat på helheten.
Ta med alla delar: direkt arbetstid och material, men också den administrativa bördan som följer med offentliga kontrakt, uppföljningsmöten, rapportering, eventuell revision av underleverantörer. Lägg på en buffert för att uppdraget i praktiken sällan är exakt lika avgränsat som det såg ut på pappret. Den som hoppar över den bufferten upptäcker ofta tillägget först när det redan kostar pengar att hantera.
3. Låt utvärderingsmodellen styra prisstrategin
Hur aggressivt du bör prissätta beror till stor del på hur upphandlingen utvärderas. Om lägsta pris är den enda utvärderingsgrunden finns inget utrymme att ta igen en snäv prismarginal med ett starkare kvalitetssvar, då handlar allt om priset i sig. Om upphandlingen istället utvärderas efter bästa förhållandet mellan pris och kvalitet kan ett något högre pris mer än kompenseras av ett välskrivet och konkret kvalitetssvar. Grunderna i hur den typen av utvärdering fungerar finns beskrivna i vår guide till offentlig upphandling.
Innan du bestämmer prisstrategi, läs tilldelningskriterierna noga och förstå hur stor del av den totala poängen priset faktiskt styr. Att pressa priset till smärtgränsen i en upphandling där kvaliteten väger tungt är ofta bortkastad marginal som inte ger motsvarande utslag i utvärderingen.
4. När ett pris är så lågt att det väcker frågor
Ett pris kan också bli ett problem åt andra hållet. Om det ligger markant under övriga anbud har upphandlande myndigheter rätt att begära en förklaring till hur priset är uppbyggt innan de accepterar det, ett anbud som inte kan förklaras rimligt riskerar att förkastas helt. Begreppet brukar kallas onormalt lågt anbud, och det går att läsa mer om i vår ordlista över upphandlingsbegrepp. Exakt var gränsen går och vilka regler som gäller i det enskilda fallet varierar, så kontrollera alltid aktuella regler hos Upphandlingsmyndigheten eller en juridisk rådgivare om du är osäker.
Poängen för dig som leverantör är att ett pris du inte kan motivera med en egen kostnadsberäkning är en risk oavsett om det blir ifrågasatt eller inte. Om du redan har underlaget till hur priset räknats fram är en sådan fråga ett enkelt mejl att besvara, inte en kris.
5. Så hittar du rätt nivå i praktiken
Bygg priset underifrån, från faktiska kostnader och en marginal som speglar risken i just det uppdraget, innan du tittar på vad konkurrenterna brukar ligga på. Bestäm din lägsta acceptabla nivå i lugn och ro, i god tid innan sista svarsdag, så att du inte hamnar i förhandling med dig själv när klockan tickar. Den som räknar fram priset i sista stund tenderar att pressa ner det mer än vad som är försvarbart, helt enkelt för att vilja få iväg anbudet.
Det är också rimligt att inte jaga varje upphandling till varje pris. Ett anbud du vinner men inte tjänar något på är sällan bättre än ett anbud du aldrig lämnade in, och den tid du lägger på att prissätta fel affär är tid du inte lägger på en bättre.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Så skriver du kvalitetsdelen i anbudet
- Misstagen som diskvalificerar annars bra anbud
- Vanliga frågor
***
Vill du hitta fler upphandlingar att svara på? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!