1. Varför "nästan rätt" inte räcker
Offentlig upphandling är en formaliserad process, och det är delvis en poäng med den. Upphandlaren får inte förhandla fram lösningar med enskilda leverantörer eller göra undantag för den som "nästan" uppfyllde ett krav, för då skulle andra leverantörer kunna hävda att de behandlats orättvist. Resultatet är att bedömningen ofta blir binär på punkter där du hade hoppats på lite flexibilitet.
Det gör att ett anbud kan ha den bästa lösningen, det mest konkurrenskraftiga priset och en välskriven kvalitetsdel, och ändå aldrig komma till utvärdering, för att något helt annat gick fel på vägen. Det är en frustrerande insikt, men också en som går att använda. De flesta diskvalificeringar går nämligen att undvika med ordning och struktur, inte med bättre säljargument.
2. Formaliafel som stoppar anbudet innan innehållet ens läses
Den vanligaste kategorin är rena formaliafel. Det handlar sällan om något dramatiskt, utan om småsaker som blir avgörande just för att kraven är absoluta:
- Saknad eller felaktig underskrift. Om förfrågningsunderlaget kräver att en behörig firmatecknare signerar ett visst dokument, och det saknas eller är signerat av fel person, kan hela anbudet falla på den enda punkten.
- Fel filformat eller uppladdning på fel plats i upphandlingssystemet. Många system har strikta mallar för var olika bilagor ska laddas upp. Ett dokument som hamnar i fel flik räknas ofta som att det saknas helt.
- Ofullständiga bilagor. En begärd blankett som fylls i till hälften, eller ett intyg som saknar datum eller stämpel, behandlas i praktiken som att bilagan inte lämnats in.
- Fel eller inaktuellt namn på företaget. Diskrepanser mellan anbudet och registrerade uppgifter hos exempelvis Bolagsverket väcker onödiga frågor som kan kosta poäng eller i värsta fall leda till att anbudet förkastas.
Gemensamt för de här felen är att de är helt oberoende av hur bra själva erbjudandet är. De går att kontrollera i förväg, vilket gör dem extra onödiga att fastna på.
3. Missade eller feltolkade skallkrav
Skallkrav, ibland kallade obligatoriska krav, fungerar som ett allt-eller-inget-filter. Antingen uppfyller anbudet kravet, eller så gör det inte det, och det finns i regel inget utrymme för delvis uppfyllnad. Problemet är att skallkrav sällan är samlade på ett ställe i underlaget. De kan ligga inbakade i löptext, i bilagor eller i tekniska specifikationer, och det är lätt att missa ett krav som inte är tydligt märkt som "skall".
Ett annat vanligt misstag är att svara på kravet men inte på det sätt underlaget efterfrågar. Om underlaget till exempel kräver att en viss certifiering ska bifogas som separat dokument, räcker det inte att nämna certifieringen i löptexten även om informationen i sig stämmer. Bedömaren utvärderar ofta mot en checklista, och om svaret inte går att hitta på rätt plats i rätt form räknas kravet som ouppfyllt. Skillnaden mellan skallkrav och de mervärdeskriterier som faktiskt särskiljer anbud i utvärderingen förklaras närmare i vår ordlista över upphandlingsbegrepp, där båda termerna reds ut.
4. Sen inlämning och tekniska missar i sista stund
Sista svarsdag är i de allra flesta fall absolut. Ett anbud som kommer in en minut för sent behandlas normalt likadant som ett anbud som aldrig lämnades in alls, oavsett anledning. Ändå är sen inlämning ett av de vanligaste sätten att förlora en upphandling man annars hade kunnat vinna.
Orsaken är sällan slarv i sig, utan att arbetet med anbudet dras ut i det längsta. Filer som ska laddas upp visar sig vara för stora, upphandlingssystemet kräver en inloggning eller behörighet som ingen kollat i förväg, eller så upptäcks ett saknat dokument först när inlämningsknappen redan borde ha tryckts in. Den som skriver kvalitetsdelen i sista sekunden riskerar dessutom att den blir sämre än den behövt vara, vilket gör att formaliamissar och innehållsmissar ofta hänger ihop. Vår guide om hur du skriver kvalitetsdelen så den går att poängsätta är lättare att följa när texten inte skrivs under tidspress.
5. Så minskar du risken att åka ut
Ingen av de här fallgroparna kräver avancerade lösningar, bara rutin. Läs igenom förfrågningsunderlaget en gång enbart med fokus på att lista alla skallkrav och administrativa krav separat, innan du börjar skriva svaren. Lämna in i god tid före sista svarsdag, inte för att vara duktig utan för att ge dig själv marginal om upphandlingssystemet strular eller en bilaga behöver bytas ut i sista stund. Låt gärna någon som inte skrivit anbudet gå igenom den färdiga inlämningen mot kravlistan, eftersom den som skrivit texten lätt blir blind för vad som faktiskt saknas.
Sammantaget handlar det om att skilja på två helt olika saker: att vinna en upphandling och att överhuvudtaget komma i fråga för att vinna den. Det senare avgörs nästan uteslutet av ordning och noggrannhet, inte av hur bra idén bakom anbudet är.
Läs vidare
- Guide till offentlig upphandling och LOU
- Ordlista: alla begrepp inom offentlig upphandling
- Så skriver du kvalitetsdelen i anbudet
- Vanliga frågor
***
Vill du hitta fler upphandlingar att svara på? Sök bland aktuella upphandlingar här eller kontakta oss med dina frågor!